Je télétravaille, tu télétravailles, il télétravaille… nous continuons de travailler ensemble !

En ces temps de confinement, nous sommes nombreux à poursuivre, autant que possible, nos activités en télétravail. Pour certains, c’est une situation habituelle, pour d’autres c’est toute une organisation à mettre en place.

Bon, soyons clairs, pour bon nombre d’entre nous, et vous l’avez sans doute déjà remarqué, le plus gros challenge va être de supporter nos nouveaux collègues de travail (en particulier ceux de moins d’1 m, bruyants, qui changent d’activité toutes les 20 min et ne font preuve d’aucune autonomie mais sont capables de prises d’initiatives parfaitement douteuses… amis parents, que la force soit avec vous!).

Du côté des outils, si vous n’êtes pas de ceux qui disposent déjà de systèmes bien rodés, avec réseau sécurisé accessible à distance, système de visioconférence, etc. voici quelques pistes qui pourront vous être utiles...

 

Pour rester en contact et réaliser vos réunions : 

Parmi les plus connus, et que nous utilisons régulièrement au sein d’Altéa, on retrouve bien sûr Skype, qui dans ses fonctionnalités de base gratuites vous offre notamment messagerie instantanée avec envoi de fichiers, appels audio et vidéo, partage d’écran, création de téléconférences permettant d’inviter même des utilisateurs n’ayant pas de compte Skype. 

 

Autre outil pratique pour les réunions téléphoniques, OVH propose un service gratuit valable 24 heures et jusqu'à 50 personnes. Il suffit de réserver sa conférence et on vous fournit un numéro que chaque interlocuteur pourra appeler pour se connecter.

 

Dans ce contexte perturbé, StarLeaf propose actuellement un accès gratuit à ses solutions de solutions de vidéoconférence et de messagerie en ligne.

 

Slack est un outil de messagerie d’équipe vous permettant de chatter avec vos collègues. Vous pouvez y créer différentes chaînes correspondant à différents sujets et différents participants. Sa version gratuite ne limite pas le nombre d’utilisateurs, toutefois elle ne permet de réaliser des appels vidéos qu’entre 2 personnes et d’accéder qu’aux 10 000 messages les plus récents.

 

Si votre entreprise travaille avec Office 365, la plate-forme de communication collaborative de Microsoft Teams vous permet de créer des discussions à deux, en groupe, ou avec toute votre équipe et d’autres fonctionnalités comme les appels et visioconférences.

 

Enfin, même si ce n’est pas sa fonction première, vous pouvez aussi créer un groupe privé Facebook avec vos collaborateurs pour échanger vos idées ou votre veille.

 

Pour partager vos fichiers et travailler en mode collaboratif :

D’un côté, il y a les outils d’envoi de fichiers volumineux, parmi lesquels de nombreuses possibilités gratuites, sans inscription : WeTransfer (jusqu’à 2Go par envoi en version gratuite), GrosFichiers (jusqu’à 4Go) ou SwissTransfer (jusqu’à 50 Go !).

 

Et puis, il y a les solutions de stockage en ligne (le « cloud ») qui permettent d’accéder à vos documents où que vous soyez, de les partager, de les synchroniser sur votre ordinateur via une application dédiée. Dans notre équipe, nous utilisons Dropbox, dans sa version Business. La version gratuite vous offre 2 Go d’espace de stockage et il est évidemment possible d’étendre la capacité (à partir de 2To pour 10€ par mois pour les comptes personnels). 

 

Si vous avez une messagerie Gmail, Google propose son Drive avec 15Go de stockage gratuit (attention cet espace sert aussi à stocker vos e-mails et des fichiers de Google Photos). Là aussi des formules d’extensions existent (à partir de 2€/mois pour 100 Go). Un des gros avantages est la suite d’outils d’édition de fichiers liée, équivalente à MS Office, avec la possibilité de travail en simultané sur ces documents.

 

Pour les adeptes de Microsoft (si vous avez un compte Hotmail, Live, Outlook…), vous avez sur OneDrive un espace gratuit de 5 Go (qui peut lui aussi être augmenté à partir de 2€/mois pour 100 Go).

 

Toutes ces solutions vous permettent également des connexions avec différentes applications pour étendre les fonctionnalités de travail collaboratif.

 

Pour gérer vos projets :

Trello est une application permettant de gérer des projets et tâches en équipe. Bien pensée, ergonomique et épurée, cette application devrait faire le bonheur de beaucoup d’entre vous, nous on l’adore. C’est un outil très simple, dynamique et efficace, quel que soit le projet. Il regorge de fonctionnalités et de raccourcis qui vont booster votre efficacité et votre productivité. On peut, pour chaque aspect d’un projet, lister et répartir les tâches, y mettre une date limite, joindre des fichiers, laisser des commentaires, centraliser des informations et suivre l’état d’avancement…

 

Bien entendu, il ne s’agit pas là d’être exhaustif face à la multitude d’outils qui existent aujourd’hui, vous pourrez en trouver d’autres en vous baladant sur le web. Et si vous travaillez avec une agence web, demandez-lui conseil, elle pourra aussi vous aider à mettre en place les solutions répondant à vos besoins.

 

L’impact invisible du numérique

A première vue, on pourrait se dire que le travail à distance est la solution miracle pour réduire nos déplacements professionnels et donc notre empreinte écologique. Ce n’est pas totalement faux, mais pas si simple non plus. Le numérique a un impact environnemental bien réel, en termes d’émissions de gaz à effet de serre (le secteur est à l’origine de 4% des émissions mondiales*) et de consommations des ressources. En 1h, dans le monde, 8 à 10 milliards de mails sont échangés (hors spam) et 180 millions de recherches Google sont réalisées* et, sans jeu de mots, ce n’est qu’une donnée parmi d’autres. 

 

Je ne parlerai pas ici du matériel lui-même, qui représente le plus gros de l’impact environnemental du numérique, mais seulement des usages pour vous inviter à adopter quelques gestes simples au quotidien :

  • Déconnectez : ne laissez pas les appareils ou les veilles allumés en permanence, coupez les fonctions Wifi, GPS, bluetooth quand vous ne vous en servez pas, pensez aussi à éteindre votre box en cas d’inutilisation prolongée (comme la nuit) ;
  • Faites le ménage (et pas seulement de printemps) : fermez les programmes et onglets ouverts inutilisés, nettoyez souvent votre boîte mail et désinscrivez-vous des newsletters qui ne vous intéressent pas, faites aussi le tri dans vos fichiers (surtout les plus gros), videz régulièrement le « cache » de votre navigateur ;
  • Allégez : ciblez les destinataires de vos mails et réduisez leur poids (fichiers optimisés en pièce jointe ou mise à disposition temporaire via les sites de transfert de fichiers comme ceux cités plus haut), conservez un usage raisonné du cloud et de sa synchronisation car il nécessite beaucoup d’échanges réseaux.

Et maintenant, au boulot !

 

*Source : guide pratique sur la face cachée du numérique, ADEME nov.2019

 

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